Servicios Notariales
¿Qué es una Notarización?
La notarización es el proceso auténtico que protege los documentos y al público contra fraude. La notarización es el proceso de verificar y presenciar la firma de un documento.
La notarización asegura imparcialmente al público que el documento es auténtico, que las firmas son originales y que su firmante actuó sin coacción ni intimidación.
Reconocimiento Formal de Firma
(Acknowledgments)
El propósito de un Reconocimiento Formal de Firma es asegurar que el firmante de un documento es quien dice ser y ha firmado voluntariamente el documento. Para realizar un Reconocimiento, el firmante debe comparecer personalmente ante el “Notary Public” en el momento de la notarización para ser identificado positivamente y declarar, o reconocer, que la firma en el documento es suya y que firmó voluntariamente. Si bien es una práctica común que el firmante firme el documento frente al “Notary Public” en el momento de la notarización, no es necesario. El firmante puede firmar el documento antes de llevarlo al “Notary Public” y declarar, o reconocer ante el “Notary Public” que la firma en el documento es suya.
Los reconocimientos a menudo son necesarios para documentos relacionados con activos valiosos, como escrituras, hipotecas y escrituras de fideicomiso.
Declaraciones Juradas
(Jurats)
El propósito de una declaración Jurada es que un firmante jure o afirme que el contenido de un documento es verdadero. Dependiendo de la jurisdicción, también puede ser conocido como una declaración jurada o una verificación bajo juramento o afirmación. Para una declaración Jurada, el firmante debe comparecer personalmente ante el “Notary Public” y firmar el documento en su presencia. El “Notary Public” debe administrar un Juramento o Afirmación y hacer que el firmante hable en voz alta su promesa de que las declaraciones en el documento son verdaderas. La elección entre un juramento o una afirmación debe ser hecha por el firmante.
La administración del juramento o afirmación es una parte vital de la realización de una declaración Jurada o verificación porque el firmante está afirmando que el contenido del documento es verdadero, y él o ella puede ser procesado por perjurio si el contenido no es verdadero.
Juramento o Afirmación
(Oath or Affirmation)
En algunos casos, un firmante puede simplemente necesitar un “Notary Public” para administrar un juramento o afirmación oralmente, sin necesidad de una declaración Formal Firmada u otro documento escrito. El propósito de administrar un juramento verbal o afirmación es, nuevamente, obligar al firmante a la veracidad. Un juramento es una promesa solemne a un Ser Supremo, una afirmación es una promesa solemne sobre el honor personal del individuo. La elección entre un juramento o una afirmación debe ser hecha por el firmante.
Certificación de Copia
(Copy Certification)
Una certificación de copia confirma que la reproducción de un documento original es una transcripción o reproducción completa, verdadera y precisa del original.
Para realizar una certificación de copia, la persona en posesión de un documento original (conocido también como el "custodio del documento") lleva el documento original a un “Notary Public”. El “Notary Public” generalmente hará una fotocopia del documento y completará un Certificado para la Certificación de Copia para confirmar que la fotocopia es una copia verdadera, precisa y completa del original.
Nota: Cabe aclarar que el Estado de California limita este tipo de Certificaciones y autoriza única y exclusivamente la certificación de Poderes Legales Originales y entradas del Diario Notarial.
Copias Certificadas de las entradas del Diario Notarial son expedidas para el Secretario del Estado, Corte de Justicia y solicitante de Apercibimiento y no son disponibles para el público. Sin embargo, el público puede solicitar copia simple de las Entradas del Diario Notarial.
Para solicitar copia simple de alguna entrada del Diario Notarial, el individuo interesado debe presentar al “Notary Public” una solicitud por escrito que incluya:
QUIEN: Nombre de las partes.
QUE: Nombre/Tipo de Documento.
CUANDO: Mes y Año de la Notarización.
Prueba de Ejecución por Testigo Suscrito
(Proof of Execution by Subscribing Witness)
El certificado de testigo suscriptor se usa típicamente cuando un firmante principal que no puede comparecer ante el “Notary Public” ordena a un tercero (el testigo suscriptor) que presencie la firma o el reconocimiento de un documento por parte del principal y luego lleve el documento firmado al “Notary Public” para que responda por su ejecución. Este Testigo Suscriptor firma (suscribe) en el mismo documento y toma un Juramento o Afirmación, prometiendo veracidad, ante el “Notary Public”. El testigo Suscritor debe ser conocido personalmente por el “Notary Public” e identificado por un Testigo Creíble a quien el “Notary Public” conozca personalmente.
En la mayoría de los estados, una Prueba de Ejecución por un Testigo Suscriptor es un sustituto legalmente aceptable de un Reconocimiento Formal de Firma por parte del firmante Principal. Nunca es un sustituto aceptable para una declaración Jurada, que requiere que el firmante principal firme y preste juramento en presencia del “Notary Public”.